Selbständig mit zweiter Wohnung: So ordnet der BFH Heimfahrten ein

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Der IT-Berater und seine Projektwohnung

Ein selbständiger IT-Berater arbeitete über verlängerte Projektverträge fast ausschließlich bei einem Kunden. Am Einsatzort hatte er eine weitere Wohnung. Nach einer Betriebsprüfung wurden die Kosten seiner Familienheimfahrten begrenzt und Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt. Der BFH wies seine Revision zurück. Das Gericht stellte auf den Schwerpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit ab.

Warum Selbständige keine einfache Arbeitnehmerkopie benötigen

Die Regeln zur ersten Tätigkeitsstätte von Arbeitnehmern passen nicht unverändert auf Selbständige. Diese erhalten typischerweise keine dauerhafte Zuordnung durch einen Arbeitgeber. Für die doppelte Haushaltsführung ist dennoch der Ort relevant, an dem die selbständige Tätigkeit schwerpunktmäßig ausgeübt wird.

Die praktische Prüfung beginnt deshalb beim tatsächlichen Arbeitsalltag: An welchen Orten wurden Leistungen erbracht, mit welcher Häufigkeit und für welche Zeiträume? Ein häusliches Arbeitszimmer am Familienwohnsitz beantwortet diese Frage nicht allein. Ebenso ersetzt die Möglichkeit anderer Aufträge nicht den Nachweis, dass solche Tätigkeiten tatsächlich stattgefunden haben.

Wie eine belastbare Dokumentation aussieht

Sammeln Sie Projektverträge, Verlängerungen, Arbeitskalender, Mietverträge und Fahrtenaufzeichnungen. Die Unterlagen sollten dieselben Zeiträume abbilden. Eine tabellarische Übersicht der Einsatztage kann zeigen, ob ein Projekt den betrieblichen Schwerpunkt bildete oder mehrere Arbeitsorte gleichrangig waren.

Auch der eigene Hausstand muss nachvollziehbar sein. Die Prüfung umfasst deshalb nicht nur Fahrtkostenbelege, sondern die Wohnsituation an beiden Orten. Wer ausschließlich über die Kilometerzahl argumentiert, lässt den rechtlichen Ausgangspunkt der Einordnung offen.

Welche Kostenpositionen getrennt gehören

Fahrten, Unterkunft und Verpflegung sind unterschiedliche Positionen. Wird eine Fahrt als Familienheimfahrt eingeordnet, bedeutet das nicht automatisch, dass sämtliche Aufwendungen für die zweite Wohnung entfallen. Umgekehrt macht eine anerkannte doppelte Haushaltsführung nicht alle tatsächlichen Fahrzeugkosten uneingeschränkt abziehbar.

Bei mehreren betroffenen Jahren sollte eine Berechnung je Kostenart und Jahr erstellt werden. So lässt sich erkennen, ob die Behörde den Sachverhalt falsch eingeordnet hat oder lediglich eine gesetzliche Begrenzung anwendet. Die im Urteil behandelten alten Streitjahre dürfen dabei nicht ungeprüft aktuelle Pauschbeträge ersetzen.

Was nach einer Betriebsprüfung wichtig ist

Legen Sie den Prüfungsbericht neben die geänderten Steuerbescheide und die ursprünglichen Erklärungen. Markieren Sie, welche Feststellungen Sie bestreiten und welche Unterlagen das belegen. Eine neue Gerichtsentscheidung schafft keine automatische Änderungsmöglichkeit für jeden alten Bescheid. Bei mandati können Sie die Prüfung der betroffenen Veranlagungen anfragen; Kosten und Umfang werden vor einem Auftrag besprochen.