Überstunden bezahlen lassen: Welche Nachweise nötig sind

Zwei Fragen müssen getrennt beantwortet werden

Erstens: Welche Arbeit wurde an welchen Tagen über das geschuldete Maß hinaus geleistet? Zweitens: Warum ist sie dem Arbeitgeber zuzurechnen? In Betracht kommen insbesondere Anordnung, Billigung, Duldung oder eine zur Erledigung zugewiesener Arbeit notwendige Mehrarbeit.

Im Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21 hielt das BAG an der Darlegungs- und Beweislast im Vergütungsprozess fest. Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung kehren diese nicht automatisch um. Ein Zeitkonto oder eine technische Aufzeichnung ist wichtig, ersetzt aber nicht in jedem Fall die weitere rechtliche Prüfung.

Welche Aufzeichnungen hilfreich sind

Notieren Sie Beginn, Ende und Pausen für jeden betroffenen Tag. Ergänzen Sie Auftrag, Tätigkeit, zuständige Führungskraft und gegebenenfalls die konkrete Anweisung. Der bloße Aufenthalt im Betrieb oder eine nächtliche E-Mail beweist nicht stets die gesamte behauptete Arbeitsdauer.

Bei Duldung kommt es darauf an, ob der Arbeitgeber von der Mehrarbeit wusste und sie hinnahm. Bei behaupteter Notwendigkeit muss nachvollziehbar werden, welche zugewiesenen Aufgaben nicht in der regulären Zeit erledigt werden konnten. Eine pauschale Angabe „Es war immer zu viel zu tun“ ist regelmäßig weniger belastbar.

Wann überhaupt zusätzliche Vergütung geschuldet ist

Arbeits- oder Tarifvertrag und ein mögliches Arbeitszeitkonto sind zuerst zu lesen. Es kann Geldzahlung oder Freizeitausgleich vereinbart sein. Ohne ausdrückliche Regelung kommt eine Vergütung nach § 612 BGB unter den dortigen Voraussetzungen in Betracht; nicht jede Mehrarbeit jeder Beschäftigtengruppe wird automatisch zusätzlich bezahlt.

Pauschale Abgeltungsklauseln können an Transparenz oder anderen Wirksamkeitsanforderungen scheitern. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Klausel unwirksam ist oder damit schon sämtliche Stunden bewiesen sind. Auch Zuschläge sind von der Grundvergütung zu unterscheiden und benötigen eine Rechtsgrundlage.

Ausschlussfristen können deutlich kürzer sein als Verjährung

Tarif- oder Arbeitsverträge können kurze Fristen für die Geltendmachung und eine anschließende Klage vorsehen. Ihre Wirksamkeit und Reichweite müssen geprüft werden. Eine interne Zeiterfassung bedeutet nicht automatisch, dass ein Zahlungsanspruch bereits ordnungsgemäß geltend gemacht wurde.

Stellen Sie Vertrag, Abrechnungen, Zeitnachweise und Kommunikation zusammen. Trennen Sie reguläre Stunden, Überstunden, Pausen, Bereitschaft und Zuschläge. So lässt sich ein konkret bezifferter Anspruch prüfen und gegebenenfalls rechtzeitig geltend machen, statt nur eine Gesamtsumme geschätzter Mehrarbeit zu nennen.