Betriebskosten nach Fristablauf korrigiert: Bleibt eine Nachzahlung möglich?

Das Archivdatum dient der Sortierung und bezeichnet keine frühere Veröffentlichung.

Quelle: Amtliche Entscheidung bzw. gerichtliche Mitteilung zu 27 C 134/24.

Zwei verschiedene Fristen auseinanderhalten

§ 556 Absatz 3 BGB enthält eine Abrechnungsfrist für den Vermieter und eine Einwendungsfrist für den Mieter. Die Abrechnung über Vorauszahlungen ist grundsätzlich bis zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Einwendungen müssen Mieter grundsätzlich bis zum Ende des zwölften Monats nach Zugang vorbringen. In beiden Fällen enthält das Gesetz Ausnahmen, wenn die Verspätung nicht zu vertreten ist. Die Fristen laufen somit nicht automatisch am gleichen Kalendertag ab.

Original und Korrektur nebeneinander lesen

Für die Prüfung genügt nicht die Überschrift korrigierte Abrechnung. Zu vergleichen sind Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, der Anteil der Wohnung und die angesetzten Vorauszahlungen. Auch der Zugang der ersten Fassung ist wichtig. Eine erstmals verspätet verlangte Zahlung kann rechtlich anders zu behandeln sein als die nachträgliche Verringerung einer bereits rechtzeitig mitgeteilten Forderung. Mieter sollten deshalb auch eine frühere fehlerhafte Fassung aufbewahren, statt sie nach Erhalt der neuen Abrechnung zu vernichten.

Welche Belege die Prüfung ermöglichen

Eine verständliche Übersicht verbindet jede geänderte Zahl mit einem Dokument. § 556 Absatz 4 BGB regelt die Einsicht in die zugrundeliegenden Belege und erlaubt auch deren elektronische Bereitstellung. Bei ungewöhnlichen Kostenpositionen hilft eine konkrete Nachfrage mehr als ein allgemeines Bestreiten.

• Beide Abrechnungen mit Umschlag, E-Mail und nachvollziehbarem Zugangsdatum sichern.
• Gezahlte Vorauszahlungen anhand des Mietkontos und eigener Zahlungsbelege vergleichen.
• Bei der Korrektur markieren, welche Positionen gestiegen, gefallen oder erstmals angesetzt sind.

Formelle Verständlichkeit und inhaltliche Richtigkeit prüfen

Eine Abrechnung kann nachvollziehbar aufgebaut sein und dennoch falsche Kosten oder einen unzutreffenden Verteilerschlüssel enthalten. Umgekehrt können grundlegende Informationen fehlen, sodass zunächst die formelle Ordnung zu prüfen ist. Daneben muss sich aus dem Mietvertrag ergeben, welche Betriebskosten überhaupt übertragen wurden. Eine Nachzahlung wird nicht allein dadurch richtig, dass ihr Endbetrag niedriger als vorher ist. Auch Wirtschaftlichkeit und die Abgrenzung zu nicht umlagefähigen Verwaltungs- oder Instandsetzungskosten können für einzelne Positionen bedeutsam sein.

Den Streit ohne vermeidbare Nebenforderungen vorbereiten

Wer eine Nachforderung ablehnt, sollte die konkrete Begründung und das Datum dokumentieren. Ein unbegründetes pauschales Nein kann bei tatsächlich bestehender Forderung Verzugsfolgen auslösen. Ob eine Zahlung, Teilzahlung oder zunächst die Belegeinsicht sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Für Mieter und Vermieter aus Essen und dem Ruhrgebiet kann eine geordnete Gegenüberstellung schnell zeigen, welche Punkte streitig bleiben. Rechtliche Beratung sollte klären, wie Einwendungen fristgerecht mitgeteilt werden und welche Bedeutung bereits abgegebene Erklärungen haben. Eine Korrektur darf dabei nicht isoliert vom ursprünglichen Abrechnungsverlauf betrachtet werden.